Smart office: o que é e como implementar na sua empresa

Se você acompanha as inovações do mercado, provavelmente já ouviu falar em modelo híbrido de trabalho, digital workplace ou Internet das Coisas (IoT). Na esteira dessas tendências corporativas, também desponta o conceito de smart office, ou escritório inteligente.

Trata-se, em linhas gerais, de usar a tecnologia como aliada dos colaboradores para conquistar mais produtividade e bem-estar. Mas não pense que basta recorrer a um sistema de assistente por voz e está tudo resolvido. A verdadeira inteligência reside na mudança da cultura organizacional. Veja os detalhes.

O que é smart office, afinal?

Antes de tudo, o smart office é um ambiente corporativo conectado. A tecnologia, aqui, serve para ajudar as equipes a realizarem suas tarefas com mais agilidade e eficiência.

Para ilustrar, podemos citar os sistemas de automação: sensores detectam a quantidade de pessoas na sala e, a partir daí, regulam a temperatura do ar-condicionado. Ou, ainda, há uma inteligência artificial para realizar atividades repetitivas. Assim todo mundo pode se concentrar melhor nas próprias tarefas.

Outra característica dos escritórios inteligentes é a multifuncionalidade. Uma sala de reuniões, por exemplo, se transforma num espaço com workstations individuais. Essa possibilidade vem sendo incorporada por diversas companhias desde o início da pandemia de Covid-19, já que muitas delas reduziram a estrutura física.

Saiba mais: Escritório do futuro – soluções para um ambiente conectado

Como transformar sua empresa num escritório inteligente

Em geral, num smart office, opta-se pelo hot desking. Isso significa que vários colegas compartilham a mesma estação de trabalho em diferentes períodos. Ou seja: não há um computador dedicado para cada funcionário, da mesma forma que não há salas exclusivas para uma ou outra atividade.

Porém, essa flexibilidade demanda soluções tecnológicas que garantam a segurança dos dados. É por isso que, na hora de investir num escritório inteligente, você deve pensar nos seguintes pontos:

1. Gerenciamento em nuvem

Um movimento importante consiste em substituir os servidores físicos pelos serviços na nuvem, reduzindo a infraestrutura legada. As soluções de cloud computing corporativas oferecem desde armazenamento de arquivos até gerenciamento do sistema. Dessa forma, você pode selecionar os usuários que terão acesso a determinados documentos, o que diminui o risco de vazamento de informações.

2. Reforço na segurança

Para garantir a automatização de um smart office, é provável que a rede corporativa seja composta por toda sorte de gadgets, inclusive celulares e sensores de IoT. No entanto, com mais dispositivos conectados, aumentam as portas de entrada para possíveis invasores. É necessário, então, adotar uma plataforma capaz de detectar ameaças e barrar intrusos – como Aruba, apresentada em detalhes no link ao lado.

Saiba mais: Como a Internet das Coisas transforma os negócios

3. Modelo híbrido de trabalho

Não dá para falar em smart office sem pensar em trabalho híbrido. Afinal, esse conceito prevê liberdade para todos os profissionais, estejam eles no escritório presencial ou atuando em home office. Por isso, além das questões tecnológicas e estruturais, a cultura organizacional deve abrir espaço para a flexibilidade. O link acima explica como consolidar o trabalho remoto sem falhas de comunicação entre colegas.

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Foto: iStock/2d illustrations and photos

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